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No que consiste a digitalização de documentos?

Digitalizar um documento consiste em passar as informações de um meio físico ( papel ) para um formato digital ( imagem digital ), o qual pode ser armazenado em mídias ( CD/DVD ), HD ou servidor, permitindo um acesso mais rápido às informações e preservando e/ou descartando o documento original.

Quais documentos podem ser digitalizados?

Dependendo do ramo de atividade da empresa, praticamente tudo pode ser digitalizado: contratos, notas fiscais, guias, processos judiciais, prontuários médicos, relatórios, documentos de RH, fichas cadastrais de clientes, fotografias, etc.

A digitalização destina-se, particularmente,  ao acervo documental que demanda muita pesquisa e necessita de consultas simultâneas de usuários ou mesmo como backup para preservação do documento original.

Quais são os benefícios da digitalização de documentos?

Na busca de agilidade nos negócios e economia de espaço, as empresas estão dando fim às pilhas de papéis encima das mesas de trabalho. Elas estão descobrindo os benefícios da digitalização. Entre tantos, citamos estes:

Diminuir o excesso no volume     de papéis nos arquivos, economizando espaço físico;Eliminar possíveis extravios dos documentos;
Economizar papel, visto que os documentos estarão disponíveis na rede de trabalho  ou mídia ( CD/DVD ), fazendo   mínimo uso do mesmo;Baixar os custos com menor número de pessoas envolvidas na busca;
Agilidade ao efetuar consultas, devido a redução do tempo de localização em grandes acervos. As consultas são feitas a partir de algumas palavras-chaves, evitando conteúdo sem ligação com o contexto da busca;Disponibilizar um documento para vários usuários simultaneamente, pois através da rede de trabalho, poderão fazer uso de um documento ao mesmo tempo.

Além de auxiliar na organização das informações.

Resultado:
            Espaço
         Economia de:            Tempo         =          Eficiência
            Dinheiro

Uma empresa eficiente, com decisões assertivas, é aquela que no exato momento do contato com o cliente ou fornecedor, possui todas as ferramentas (informações) ao seu alcance, para que possa tomar uma decisão ou esclarecer uma dúvida crucial.



 
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